COTISATION : Que devient votre enveloppe retournée à la secrétaire ?
PETIT POINT SUR 10 ANS DE PRATIQUE – Véronique Berthe-Dequin
10 ans de pratique
Jeudi 1er janvier, comme chaque année depuis 10 années, les personnes invitées chez nous ont eu l’immense privilège de mettre sous pli l’appel à cotisation et les reçus fiscaux 2014 pour l’association Les Feux Follets.
Un nouveau coût pour l’association
Cette tâche représente 30h de travail et un coût non négligeable. Pendant plusieurs années, la société Arvato Services, qui employait mon époux, a financé l’afranchissement mais cette année cela n’a pas été possible. Alors, soyez réactifs et ne nous contraignez pas à une relance coûteuse en temps et en argent. Merci d’avance pour votre compréhension !
Ma boîte aux lettres et les indésirables
Quand vous me répondez, votre courrier arrive par la poste à mon domicile. Le courrier est relevé quotidiennement. Pas besoin d’envoyer en lettre recommandée, et ne détournez pas d’enveloppe T ! Cela m’occasionne des frais supplémentaires et un dérangement au bureau postal…
Les délais de traitement
Le courrier est ensuite dépouillé. Chaque jour, j’ouvre les enveloppes et je range le bulletin rempli et le chèque dans les pochettes plastifiées afin d’identifier et de traiter le plus rapidement possible les demandes d’adhésion des nouveaux adhérents. Il est important qu’ils aient de nos nouvelles tôt. Je peux répondre à une question urgente mentionnée dans le courrier et je peux aussi vérifier que le dossier d’adhésion est complet.
Ensuite vos adhésions sont enregistrées par mes soins dans la base de données EUDONET, si possible chaque jour. Toutefois cela est fonction de mon activité professionnelle ou de ma vie de famille. Ceci est fait le plus rapidement possible, soyez-en certains !
Eudonet, notre base de données
Au départ, il y a 10 ans, j’avais créé un fichier sur Excel, mais vos demandes étant de plus en plus précises, il était important de passer à un outil plus fiable pour extraire des analyses chiffrées. Le passage s’est fait courant 2010. Il a nécessité 9 mois de travail à mon conjoint Didier. La base de données est gérée par EUDOWEB, une société experte dans ce genre d’outils. Ils ont pu créer un outil adapté à notre particularité : gestion par famille et consultation à distance par 4 utilisateurs formés. Cela a un coût pour l’association mais cela permet une gestion pérenne des Feux Follets en termes d’adhérents, cotisants, donateurs etc. Mon conjoint et moi avons souhaité construire un outil fiable qui sera à la disposition de mon successeur quand le temps viendra.
Vos petits mots
Quand vous laissez un petit mot, le message, la question sont transmis par mail à l’équipe des Feux Follets. Merci pour ces petits mots, ils nous enrichissent et nous y répondons toujours.
Les moyens de paiement
Quand j’ai rassemblé environ 50 chèques de cotisation, je les dépose à la banque à l’agence Société Générale la plus proche de mon domicile. Pour ceux qui choisissent de payer leur cotisation par virement, il est indispensable qu’ils le fassent
- en ayant alerté au préalable le secrétariat (vberthe@phenylcetonurie.org ou tel 33 (0)3 27 95 19 75))
- et qu’ils renvoient leur bulletin d’adhésion en spécifiant le mode de paiement virement.
- Pour faciliter la lisibilité au niveau trésorerie, nous vous demandons également de spécifier dans le libellé du virement votre nom et l’année de cotisation.
A VOUS ! Respectez les délais de réinscription !
Tout au long de l’année arrivent des enveloppes, la période la plus intense est celle de début janvier à fin février. Cette année, depuis le 01/01/2015, j’ai reçu 133 adhésions, soit environ un tiers du nombre de cotisants annuel. Ce n’est pas insignifiant. Toutefois, je le répète, il y a toujours des retardataires. Cela signifie une impression, une mise en enveloppe, un affranchissement. Cela entraîne une perte de temps et un coût supplémentaire pour l’association. Donc envoyez au plus vite vos demandes de ré-adhésion ! Merci !
Le bulletin d’adhésion à remplir est ici.
La date de réinscription : 31 janvier, repoussée au 28 février